Avoir un pouvoir discrétionnaire signifie avoir la liberté de choisir entre les différentes lignes d’action. En outre, les mesures choisies doivent être, dans une large mesure, les “bonnes”. Cet article se concentre non pas sur la réglementation mais sur la conformité, non pas sur les régulateurs mais sur les entreprises, leur discrétion et leur approche de la mise en œuvre de la conformité réglementaire.
Ce qui est considéré comme une “conformité” n’est pas simplement une question de simple conformité à la règle. La conformité est plutôt une question d’interprétation des règles et des faits. Le terme “conformité” fait essentiellement référence à la garantie que les processus, les opérations et les pratiques des entreprises sont conformes à un ensemble convenu de lois, de règles ou de règlements nationaux.
Parfois, la mise en œuvre de la conformité réglementaire ne permet pas d’atteindre les objectifs idéaux de la politique, car la direction de l’entreprise peut les mettre en œuvre partiellement et sans enthousiasme dans le but de gérer l’impression extérieure ou de faire de la figuration, sans apporter les changements substantiels nécessaires pour atteindre les objectifs de la politique extérieure.
Il est également noté que les entreprises sont parfois motivées pour accepter des risques de non-conformité plus importants que ceux que les régulateurs pourraient préférer voir comme non conformes. Cela suggère que les systèmes de conformité seront souvent conçus pour gérer les risques et pour permettre à la direction de négocier avec les régulateurs qu’ils ont essayé de faire ce qu’il fallait, plutôt que le système de conformité soit conçu purement pour éliminer la non-conformité.
Pour gérer le pouvoir discrétionnaire et l’approche, les responsables de la conformité devraient commencer par s’appuyer sur la compréhension des éléments suivants:
- la nature des tâches de conformité dans le système réglementaire,
- la nature des facteurs influençant le mode de fonctionnement actuel des responsables de la conformité et adapter l’approche de la conformité en conséquence.
L’approche de la conformité se caractérise par la préoccupation centrale d’atteindre les objectifs du système réglementaire. La réparation des dommages causés et la conformité future sont les principales motivations.
L’une des réponses standards à la question de savoir comment réglementer les affaires est d’avoir des règles. Les règles régissant les affaires sont censées remplir deux fonctions principales : structurer et limiter le pouvoir discrétionnaire, et fournir des repères pour la responsabilité. L’île Maurice, en tant que juridiction, a renforcé les règles et la gestion de la conformité réglementaire est devenue plus importante dans une variété d’organisations. Cette évolution a conduit à la création de postes de compliance officer. S’il peut être décourageant d’adopter de nouveaux modes de fonctionnement, c’est souvent pour le mieux. En particulier, les changements législatifs entrent généralement en vigueur pour des bonnes raisons. Elles protègent non seulement la sécurité des clients et des entreprises, mais aussi l’ensemble de l’économie.
Toutefois, il ne suffit pas de fournir des informations sur les règles, tout comme il ne suffit pas non plus de fournir des informations aux entreprises sur la manière de s’y conformer. Ce qui est nécessaire, comme dans la réglementation des entreprises, c’est le développement d’une communauté de sens et d’engagement. La clarté des objectifs réglementaires, la nature intrinsèque des obligations réglementaires imposées et la forme des règles utilisées peuvent toutes avoir une influence sur le type d’approche réglementaire adoptée. Le comportement, qui est réglementé, est continu et permanent et les exigences, qui sont imposées, nécessitent un accomplissement positif.
Mesurer les progrès et les résultats qui comptent
La sortie de Maurice de la liste grise du GAFI renforce sa position de juridiction de fond, offrant un environnement propice aux affaires, avec une législation robuste et une offre de produits innovants pour la communauté financière mondiale.
La réglementation mauricienne a réussi à internaliser la fonction de conformité en accomplissant ces trois étapes :
La première étape : Promouvoir l’engagement – Il s’agit d’exiger des entreprises qu’elles élaborent un code de pratique, qu’elles conçoivent des systèmes de responsabilité ou de retour d’information et qu’elles élaborent les principes centraux de conformité.
La deuxième étape : Acquérir des compétences et des connaissances – il s’agit de faciliter le développement de systèmes qui garantissent la conformité.
La troisième étape : L’institutionnalisation de l’objectif – qui comprend l’audit interne et le reporting.
La maturité des programmes de conformité augmente et les efforts ont été accrus pour parvenir à la gouvernance et au contrôle. Les entreprises mauriciennes ont pris des mesures brillantes pour transformer le rôle de leur département de conformité en mettant l’accent sur la gestion et la surveillance actives des risques. En pratique, cela signifie qu’il faut aller au-delà de l’offre de conseils sur les règles statutaires, les règlements et les lois et devenir un co-propriétaire actif des risques pour fournir une surveillance indépendante du cadre de contrôle. La fonction de conformité et l’entreprise ont collaboré efficacement pour stimuler les performances et la croissance de l’entreprise.
Sur les marchés dynamiques, l’adaptation rapide des activités et des processus commerciaux à ces changements est considérée comme un avantage concurrentiel. Ainsi, la détection rapide a) des exigences de conformité exigeantes et b) des exigences de conformité non respectées, ainsi que l’adaptation connexe des processus d’entreprise pour maintenir la conformité sont les principales tâches de la fonction de conformité.
Face à cette évolution, la direction de l’entreprise a clairement pris la responsabilité d’étendre le rôle de la fonction de conformité :
- Générer des perspectives pratiques sur l’applicabilité des lois, règles et règlements à travers des entreprises et leurs processus et comment ils se traduisent en exigences opérationnelles;
- Développer et gérer un processus/outil solide d’identification et d’évaluation des risques;
- Développer et appliquer des normes pour un processus efficace de médiation des risques afin de s’assurer qu’il s’attaque aux causes profondes des problèmes de conformité plutôt que de simplement “traiter les symptômes”;
- Établir des normes pour les programmes de formation et les incitations adaptées aux réalités de chaque type d’emploi ou d’environnement de travail;
- S’assurer que la première ligne de défense applique efficacement les processus et les outils qui ont été développés par la conformité;
- Approbation des clients, des transactions et des produits sur la base de règles prédéfinies fondées sur le risque;
- Effectuer une évaluation régulière de l’état du programme de conformité global ; comprendre la culture du risque de l’entreprise et ses forces ainsi que ses faiblesses potentielles.
Comprendre les motivations n’est pas toujours une tâche simple et de plus, les motivations des entreprises peuvent évoluer dans le temps et ne pas être facilement classées dans une catégorie. Étant donné la complexité interne des entreprises, différentes parties de l’entreprise, ou les mêmes parties de l’entreprise à différents moments ou même simultanément, sont susceptibles d’avoir des motivations différentes. Pour qu’une stratégie réactive fonctionne, il est également important que les entreprises comprennent l’obligation de conformité que le régulateur propose d’adopter et qu’elles sachent clairement quelle sera la nature de la relation de surveillance.
Il est tout aussi important d’identifier les situations pour lesquelles les actions de conformité sont productives plutôt que de réduire la volonté de se conformer et de saper les obligations réglementaires. La fonction de conformité peut se concentrer sur les effets du système de gestion de la conformité par le biais de questions interdépendantes : Les systèmes de gestion de la conformité fonctionnent-ils pour faire une différence réelle dans le comportement de conformité et les objectifs réglementaires de fond ? En d’autres termes, quelles caractéristiques du système de gestion de la conformité et dans quelles circonstances contribuent à modifier les comportements et à atteindre les objectifs réglementaires ? Inversement, dans quelle mesure les systèmes de conformité sont-ils utilisés pour masquer la non-conformité ou pour servir de tampon contre une réglementation gouvernementale plus stricte ? Quelles autres fonctions ou objectifs ces systèmes de conformité remplissent-ils en réalité et quels autres effets ont-ils ?
La conformité réglementaire a sans aucun doute affecté les entreprises de diverses manières, en augmentant le coût des services et en rendant parfois plus difficile l’offre d’une expérience client exceptionnelle. Cependant, à mesure que l’environnement réglementaire évolue, la fonction de conformité doit prendre de l’avance en mettant en œuvre des changements ciblés dans son modèle opérationnel et ses processus, et ainsi fournir une meilleure qualité de surveillance tout en augmentant son efficacité. Les entreprises, qui réussiront ce virage, bénéficieront d’un avantage concurrentiel distinctif dans un avenir prévisible, car elles seront en mesure de fournir un meilleur service, de réduire les coûts structurels et de réduire considérablement les risques liés à leurs activités.
Le pouvoir discrétionnaire et les règles ne sont pas dans une relation à somme nulle telle que plus il y a de règles, moins il y a de pouvoir discrétionnaire et vice versa. La manière dont les entreprises prennent leurs décisions n’est que partiellement déterminée par les règles, les normes et pratiques organisationnelles, les expériences passées, les relations personnelles et les attitudes jouent toutes un rôle dans la manière dont les décisions sont prises.
Contribution de –
Mr Mayank Srivastava
Directeur and COO, Merceron Capital LTD, Mauritius
* Les opinions exprimées sont personnelles.
